Voorbereiden op een Qlip-controle: Hoe uw UNIFORM managementpakket u helpt

Een Qlip-controle is een onafhankelijke inspectie gericht op voedselveiligheid, diergezondheid en correcte registratie van medicijngebruik. Tijdens deze controle wordt gekeken of uw bedrijfsvoering en administratie voldoen aan de gestelde normen, zoals het correct registreren van behandelingen, medicatie en aan- en afvoer van dieren. Zo’n controle kan soms als een uitdaging voelen, maar met de juiste voorbereiding en gebruik van uw managementpakket kunt u ervoor zorgen dat u goed voorbereid bent. Hieronder laten we zien hoe u eenvoudig de benodigde gegevens uit uw pakket haalt.

Startpunt: Qlip menu in uw pakket

Binnen uw managementpakket is een Qlip menu aanwezig dat u stap voor stap ondersteunt in de voorbereiding. U vindt deze onder Begeleiding [10] à Kwaliteitssysteem (Qlip logo) [10.3].
Deze sectie groepeert alle relevante onderdelen voor een Qlip-controle op één plek:

  • Medicijngebruik

  • Medicijnvoorraad (indien bijgehouden)

  • Stallijst

  • Veesaldo kaart

  • Bedrijfsregister

  • Invullijst bezoekers

Tip: Ga altijd eerst naar dit menu zodra u weet dat er een controle komt. Zo heeft u direct overzicht van wat u moet nalopen en bijwerken

1. Medicijngebruik en -voorraad

Medicijngebruik (verplicht)
Tijdens de controle moet u een overzicht kunnen tonen van alle gebruikte medicijnen van de afgelopen 24 maanden. Dit kunt u eenvoudig doen via het menu Gezondheid [4] onder de knop Medicijngebruik [4.6]:

  • Stel onderin bij Eigenschappen de periode in op 24 maanden.

  • Klik op [Afdrukvoorbeeld] om de gegevens voor de controleur te printen.

  • U ziet per dier/per datum welk medicijn is toegediend.

Zorg dat bij ieder medicijn het vinkje “Toon op medicijngebruik rapport” is aangezet in de instellingen van de medicijnenlijst.

Medicijnvoorraad (optioneel)
U kunt er ook voor kiezen een medicijnvoorraad bij te houden. Dit is niet verplicht, maar biedt extra overzicht. Hiervoor gaat u naar:

  • Gezondheid [4] Medicijnvoorraad [4.8]: toont beginvoorraad, aankopen, aanpassingen en eindvoorraad.

  • Gezondheid [4] Medicijnaankopen [4.7]: hier voert u nieuwe aankopen in (met registratienummer, chargenummer en hoeveelheden).

Belangrijke instellingen:

  • In Daginvoer [1.1] > Instellingen > Gezondheid moet het vinkje “Standaard Medicijnen uit eigen voorraad” aanstaan.

  • Bij antibiotica is het belangrijk dat het registratienummer, de juiste wachttijd én de correcte eenheid (zoals ml of mg) zijn ingevuld.

  • Dit is cruciaal voor een juiste berekening van wachttijden en rapportage, ook als u géén medicijnvoorraad bijhoudt.

  • Alleen dan klopt de voorraad en kunt u het overzicht printen voor de controleur.

2. Ziekte- en behandelingsregistratie

Voor een correcte administratie moeten ziektes, behandelingen en medicijnen goed geregistreerd staan. Dit doet u via:

Registratie [1] à Ziektelijst [1.6]

  • Zorg dat alle voorkomende ziektes zijn opgenomen.

  • Koppel waar mogelijk een standaardbehandeling aan de ziekte (bv. antibiotica bij longontsteking).

  • Voeg rubrieken, diagnoses en kleuren toe om inzicht te vergroten.

  • Gebruik [Items naar archief] om ongebruikte ziektes op te schonen.

Registratie [1] à Medicijnenlijst [1.8]

  • Controleer of wachttijden en registratienummers correct zijn.

  • Zet het vinkje aan voor “Toon op medicijngebruik rapport”.

Extra: Behandelplannen
Via Activiteitenplanner [1.14] à Behandelplannen [1.14.1] kunt u behandelschema’s instellen per ziekte. Hiermee automatiseert u het invoeren van standaardbehandelingen en wordt de administratie eenduidiger.

3. Stallijst en bedrijfsregister

Een actueel overzicht van uw dierenbestand is belangrijk voor de controle. Dit controleert u eenvoudig via Begeleiding [10] > Kwaliteitssysteem (Qlip logo) [10.3].

Stallijst

  • Controleer hier de officiële stallijst op basis van het I&R-systeem.

  • Vergelijk met de gegevens in uw managementpakket.

  • Let op: Zolang UNIFORM-Agri het hoofdmanagementsysteem is, is deze stallijst exact gelijk. Er is echter geen directe koppeling met het I&R-systeem, dus controle op volledigheid blijft belangrijk.

Bedrijfsregister

  • Geeft een overzicht van alle aanwezige dieren en aan- en afvoer van de dieren in de geselecteerde periode.

  • Met de knop [Verblijfplaatsen opvragen] controleert u op overeenkomst met het I&R-systeem.

  • Zorg dat uw RVO-inloggegevens correct zijn ingevoerd.

Tot slot

Door gebruik te maken van de juiste functies in uw managementpakket, kunt u zich goed voorbereiden op de Qlip-controle. Zorg ervoor dat uw medicijngebruik, ziekteregistratie en stallijst up-to-date zijn en correct worden bijgehouden. Zo verloopt de controle soepel en zonder verrassingen.

Neem gerust contact op met onze helpdesk als u vragen heeft of meer wilt weten over de software van UNIFORM. Om meer te leren over ons programma, kunt u ook kijken bij onze tips van de helpdesk, demovideo’s, webinars of de UNIFORM Academy.

Bel ons
mail ons
meer leren